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/ Software Vault: The Diamond Collection / The Diamond Collection (Software Vault)(Digital Impact).ISO / cdr12 / oycu1.zip / DELDUPS.TXT < prev    next >
Text File  |  1994-11-30  |  4KB  |  92 lines
  1. ORGANIZE! Your Collection
  2. Compare Two OYC Catalogs And Delete Duplicates
  3.  
  4. This documentation and accompanying software are copyright
  5. 1994 by H.C.P. Services, Inc.  Distribution of this software
  6. is covered by the terms of the distribution license in the
  7. VENDOR.DOC file accompanying this software.  If there is no
  8. VENDOR.DOC file, then you may not give this utility to others
  9. without permission from HomeCraft software.
  10.  
  11. This utility will compare two OYC catalog files based on the
  12. information in one of the fields.  It will then delete
  13. duplicated entries from the second (you specify which is the
  14. second) OYC catalog file.
  15.  
  16. DISCLAIMER: This utility was developed for internal use by
  17. HomeCraft in creating catalogs of pre-entered information.
  18. There is no warranty and we do not provide technical support
  19. for this utility.  It is provided only because some people
  20. may find it helpful.
  21.  
  22. This utility may be used with OYC catalog files created by any
  23. of the following software:
  24.  
  25.         ORGANIZE! Your Collection (DOS Version)
  26.         ORGANIZE! Your Collection (Windows Version)
  27.         ORGANIZE! Your Collection (Windows Multimedia Version)
  28.         ORGANIZE! Your... (all shareware versions)
  29.         ORGANIZE! Your... (all lite versions)
  30.  
  31.  
  32. The DELDUPS.EXE file must be copied to the same drive and
  33. directory where the OYC.EXE file is located.  It will not work if
  34. placed in any other directory.
  35.  
  36. To use this utility go to the DOS prompt for the directory
  37. containing the OYC.EXE file, type DELDUPS, and push ENTER.  This
  38. utility may be run in Windows by using the "RUN" option on the
  39. files menu.
  40.  
  41. IMPORTANT: ALWAYS MAKE A BACKUP COPY OF YOUR CATALOG BEFORE
  42. USING THIS, OR ANY OTHER, UTILITY TO MODIFY THE CATALOG.
  43.  
  44. The first screen will prompt you to enter the name of your Main
  45. catalog.  The Main catalog is the one you are using as your
  46. catalog.  It is the catalog that you do not want to change, but
  47. which you'd like to add new entries to.  The DELDUPS utility will
  48. not make any changes to this catalog.
  49.  
  50. Next you'll be prompted to enter the name of your secondary
  51. catalog.  This is the catalog that you'd like to add to the main catalog after deleting the entries that are already in the main
  52. catalog.
  53.  
  54. The next two screens are used to pick the fields that will be
  55. used for the comparison.  You can only pick one field for each
  56. catalog, and the field for the main catalog must be indexed (only
  57. indexed fields will be shown on the list).  You must pick fields
  58. that contain the same information in both catalogs.  For example,
  59. in a music catalog you might pick the album title field in both
  60. catalogs.  In a book or movie catalog, you should pick the book
  61. or movie title field in both catalogs.
  62.  
  63. The utility will not doing a comparison.  What it does is to load
  64. the first entry in the secondary catalog and get the information
  65. in the selected field.  It then checks the index for the selected
  66. field in the main catalog.  If it finds the information in the
  67. main catalog's index, it marks that entry as deleted in the
  68. secondary catalog.  In this way, each entry that is already in
  69. the main catalog is marked as deleted in the secondary catalog.
  70.  
  71. Keep in mind that an entry that is marked as deleted is still in
  72. the catalog.  You can then run the OYC software and use the "Find
  73. Deleted" option on the Search Menu to check the deleted entries
  74. and be sure that they are entries you do not want to copy to the
  75. main catalog.
  76.  
  77. Comparing catalogs for duplicate entries is a very difficult
  78. process.  If the entry in one of the catalogs is typed slightly
  79. different, if the spelling of one word is different by one
  80. character, if the punctuation or spacing on any line is different
  81. by one character, the computer will see those entries as
  82. different.  That's why we do not try to compare the entire entry. 
  83. However, even comparing a single line in each catalog can result
  84. in some duplicated entries being missed or entries being marked
  85. as duplicates that are not duplicates.  Thus, to be completely
  86. accurate it still takes a person looking at the entries.
  87.  
  88. Once you are satisfied that the entries marked to be deleted can
  89. be deleted, use the "Eliminate Deleted" option on the Utilities
  90. menu.  Then use the "Copy Entries" feature on the Utilities Menu
  91. to copy the entries from the secondary catalog and add them to
  92. the main catalog.